A Gyémánt csiszolópor esete
Az ipari beszerzés világában gyakori kihívást jelent a szerződés nélküli beszállítások kezelése. A régi kapcsolat és hiba nélküli ügymenet abba az illúzióba ringathatja a beszerzőket, hogy nincs szükség az időrablónak érzett szerződésekre. A szóbeli megállapodások és email váltások, illetve a hivatalos PO – formátum megadja a rendezett háttér érzését. A megrendelések nagy részében valóban gond nélkül zajlik le a teljesítés, de bármilyen régi kapcsolatot is ápolunk egy beszállítóval, az ilyen esetekben mindig ott van a kockázat.
Talán az indirekt beszerzők többször találkoznak szerződés nélküli beszerzésekkel, mint a direkt anyagokkal foglalkozó kollégák, de ez utóbbiak tanúsíthatják, hogy például az elektronikai alkatrészek jelentős része is ily módon érkezik a Távol-Keletről. Dollármilliók - PO alapján….
Egy érdekes eset
Alacsony Áron egy budapesti gépipari cég beszerzője. A nyár elején kapott egy rutinfeladatnak ígérkező beszerzési igényt, ami az egyik köszörűgép csiszolótárcsájának felújításáról szólt. A köszörűgép alapvető termelési eszköz, így az ügylet lebonyolítása fontos volt, de mivel a felújítás időről – időre szükséges volt, ezért nem ígérkezett bonyolultnak a feladat.
Áron a szokásos módon megpályáztatta a feladatot, és a pályázaton egyik régi, jól bevált német beszállító nyert. A vállalási ár 75 400 EUR lett. Mivel Áront – a beszerzési területen megszokottak szerint – szorították a határidők és az egyéb feladatok, illetve közeledett a nyári szabadságolás ideje is, ezért egy normál PO-t (beszerzési megrendelést) küldött a beszállítónak. Az hamarosan vissza is igazolta a megrendelést, mellékelten megküldve számos műszaki dokumentációt. A specifikáció magasabb műszaki tartalomról szólt, mert a beszállító jobb minőségű gyémántport akart felhasználni. A műszaki kollégák örültek a változásnak, és a felújítás rendben meg is történt.
Azonban már az első gyártási sorozatoknál látszott, hogy gond van. Az új gyémántpor erősebben és mélyebben mar, amivel maga a gyártási folyamat – a korábbi várakozásokat igazolva – valóban gyorsabb lett, de a síklapúsági tűréseket nehezebben lehetett vele tartani. Hamarosan megérkezett az első reklamáció is... Az ügyvezetés Áront vette elő, követelve, hogy a beszállító szabályozza újra a tárcsát, mégpedig az eredeti port használva.
Áron azonnal felvette a kapcsolatot a beszállítóval. Az online megbeszélésen a partner értékesítési vezetője egy fontos dolgot tett ki az asztalra, mégpedig egy megjegyzést a visszaigazolásban: minden üzlet esetén kizárólag a németországi eladó ÁSZF-je a mérvadó. Természetesen ezt Áron nem fogadta el, és most ott lebeg az eldöntendő kérdés: milyen jogi dokumentum az érvényes ilyen esetekben?
Mit mondhatunk erről a helyzetről?
A szerződés nélküli beszerzések komoly jogi-beszerzési kockázatokat rejtenek, amelyeket sok esetben a kollégák nem is látnak át. Sajnos sok féligazságon alapuló meggyőződés kering a köztudatban, és sok esetben több milliós üzleteket bonyolítanak le ezek alapján. Jelen esetben a felek közötti jogviszony alapját mindössze egy standardizált PO jelenti, és ez bizonytalanná teszi a jogi tartalmat.
Fontos tudni, hogy megrendelés esetén külön írott szerződés nélkül is létrejön egy kapcsolat – jogi szakkifejezéssel jogviszony – a felek között. Viszont ennek feltétele van: a feleknek a lényeges kérdésekben meg kell állapodniuk. Lényeges kérdésnek pedig számos dolgot tekinthetünk. Ilyen a jogviszony tárgya, magyarán annak a specifikálása, hogy pontosan mit is rendelünk, és mit várunk el a beszállítótól. Ilyenek még a teljesítés helye, módja, ideje és természetesen az ára. Vagyis, ha ezeket a kérdéseket nem tisztázzuk minden érintett fél számára teljesen egyértelmű módon, úgy ingoványossá válik a jogviszony tartalmat.
A kérdés tehát adott: Stratégiai beszerzőként milyen eszközök lehetnek a kezünkben, amikor egy számunkra nem megfelelő teljesítés esetén kell az érdekeinket érvényesíteni, viszont a PO-n túl nincsenek írott megállapodásaink? Természetesen az esettanulmány keretein belül nem fogunk tudni minden jogi aspektust megvizsgálni, és azt is fontos leszögezni, hogy minden történet egyedi, és a jogi természetű vitákban mindig az aktuális részletek fognak dönteni. Az esetből leszűrhető alapokat viszont át tudjuk tekinteni.
Jogi alapok
A magyar Ptk és a legtöbb jogrend szabadságot biztosít a szerződéskötéssel kapcsolatban, azaz törvényileg nem kötelező az írásbeliség. Van néhány nevesített kivétel, például Magyarországon ilyen az ingatlan adás – vétel, amit csak írásos formában lehet megtenni. Ugyanakkor a magyar társasági törvény a 200.000 Ft-ot meghaladó beszerzésekre előírja annak bizonyítását, hogy a konkrét beszerzett tétel a vállalkozás céljaira fordítódott. Azaz elméletileg minden 200.000 Ft feletti ügyletnél kell valamilyen dokumentum, ami igazolja a vásárlás tényét, célját és megvalósulását.
A legtöbb ipari cégnél már PO nélkül nem megy ki hivatalos megrendelés, és az engedélyezési folyamatok és összeghatárok is jól szabályozottak. Majdnem mindenhol van egy értékhatár, amely elérése esetén elméletileg kötelező egyedi szerződés megkötése a beszállítóval.
A PO jogi hátterét az adott cég „Általános Beszerzési Feltételek” jogi dokumentuma szolgáltatja. Az ÁBF, vagy pedig az arra mutató link minden PO részét képezi, és emiatt a beszerző úgy gondolja, hogy a PO kiküldésével a jogi háttér is rendben van, hiszen rajta van a PO-n, tehát ha a beszállító a megrendelést visszaigazolja, akkor ezzel el is ismerte az ÁBF hatályosságát. Az ÁBF egyik fontos kitétele, hogy a dokumentum „teljes-körűen és kizárólagosan” szabályozza a megrendelő beszerzéseit, és minden beszállító elfogadja annak hatályát. Emellett jellemző kitétel az is, miszerint „a megrendelő az ÁBF-től eltérő tartalmú szállítói feltételeket csak akkor fogad el, ha azok érvényességét és megfelelőségét írásban elismerte.”
Viszont aki már dolgozott ipari beszerzésben az tudja, hogy sok beszerzett termékkör esetén az erőpozícióban lévő beszállító nem fogadja el a vevői feltételeket. Általában az ilyen beszállító ajánlatában és természetesen a visszaigazolásában is szerepel, hogy kizárólag a saját „Általános szállítási feltételei” a mérvadóak és semmis minden ezzel ellentétes szabályozás.
Mi van ilyen esetben? Úgy is mondhatjuk, hogy ellentétes érdek-atomok ütköznek egymással. A vevő féle ÁSZF áll szemben az eladó ÁBF dokumentumával, tehát a felek nem egyeztek meg a szerződés minden lényeges feltételében. Ilyenkor az általános joggyakorlat alapján azok a tényezők érvényüket vesztik, amelyekben a két dokumentum nem egyezik. Ez azt eredményezi, hogy elég kevés szöveg marad a végén. Legtöbbször a dátum és az aláírás helye, illetve talán még a „Felek a felmerülő jogvitákat személyes tárgyalások útján rendezik” általános kitétel.
Az ÁSZF-ÁBF páros tehát „kiüti egymást”. Ugyanakkor a jogban és a gyakorlatban nincsenek fekete lyukak, azaz ilyenkor a teljesítés helyének jogrendje válik érvényessé. Magyar vevő-beszállító kapcsolat esetén tehát a magyar PTK, illetve nemzetközi vonatkozásban a Bécsi Vételi Egyezmény; általánosságban a jellemző szolgáltatás kötelezettjének telephelye szerinti jog.
A fő tanulság az, hogy hiába van egy jól megírt ÁBF-ünk, a kritikus és nagy értékű beszerzések esetén szükséges a részletek tisztázására, illetve soha nem takaríthatjuk meg azt a munkát, amit a visszaigazolás, illetve az eladó ÁSZF-ének átolvasása jelent.
Következtetés
A szerződés nélküli beszerzések kezelése a rugalmasság és a szabályozottság egyensúlyának megtalálását igényli. Visszatérő és tartós beszállítói kapcsolat esetén – mint amilyen ez az eset is érdemes egyeztetni az eltérő feltételeket, és egy közös keretszerződést megalkotni. Ez egyszeri időbefektetés, ami hosszú távon meg tudja előzni az ilyen jellegű jogi konfliktusokat.
Bár minden beszerzési eset egyedi jogi nézőpontot igényel, a stratégiai beszerzőknek fel kell készülniük a legkülönbözőbb jogi kérdések megválaszolására is.
Ajánlott képzések
Beszerzőként elképesztően fontos egy tárgyaláson, vagy egy beszerzési folyamatban, hogy hitelesen tudj hozzászólni a jogi témákhoz. Vagy felismerni, hogy az értékesítő blöfföl. Ezekkel a képzésekkel profi beszerzővé válsz, aki pontosan érti a szerződésekben előforduló jogi kifejezéseket. Jogász nem leszel, de a beszerzést érintő jogi kérdésekben nem fognak megvezetni!
Beszerzési szerződések jogi alapjai I – komplex áttekintés – szeptember 17-18
Beszerzési szerződések jogi alapjai II. – az abszolút gyakorlat – november 5.
