Felhívott egy kedves beszerző kollegina és a következő kérdést szegezte nekem: Miért szórnak (ennyire) a beszállítói árajánlatok a szolgáltatások esetében? Elmesélte a következő történetet.
Van három új csomagológépük, amelyre a használat során enyvszerű anyag rakodik le. A szárazjeges tisztítás egy tökéletes megoldás a rendbe tételükre, és ráadásul vegyszermentesen lehet vele dolgozni, ami szintén fontos szempont. (A szárazjeges tisztítás során nagynyomású széndioxidot „szórnak” a tisztítandó felületre. A fagyott széndioxid miatt a szennyeződések megkeményednek, törékennyé válnak. Ez lecsökkenti a rugalmasságukat és tapadó képességüket, ezáltal könnyebbé válik az eltávolításuk.
A szárazjég átalakulása alatt a nagyon hideg jégdarabok a meleg megtisztítandó felülettel érintkezve szinte azonnal gáz halmazállapotúvá válnak, így nem keletkezik semmilyen káros anyag, csak magát a szennyeződést kell összegyűjteni. A kollegina eddig ilyen szolgáltatást még nem szerzett be. A négy ajánlat közül a legolcsóbb és a legdrágább között majdnem 50%-os különbség van… A technológia gyakorlatilag ugyanaz. Természetesen a beszállítók ugyanazt a specifikációt kapták, beleértve a gépek fotóit és leírásait is.
Még a rutinos kollégák is elcsodálkoznak néha, hogy mekkora szórás van egy-egy indirektes tenderre beérkező ajánlatok árai közt. Ez nemcsak a formális tendereknél igaz, de a klasszikus kiküldöm az ajánlatkérést emailben és várom vissza az árajánlatot megoldásokra is.
Gyűjtsük csokorba a lehetséges okokat és kezdjük egyből a leggyakoribbal:
1. A beszerzési specifikáció
A specifikáció alfája és ómegája a szolgáltatás beszerzésnek. Az egész téma sok-sok bejegyzést megérne, de most csak egy aspektusa érdekes számunkra: a beszállítók ugyanarra a szolgáltatásra adtak ajánlatot? Mert rendszeresen előfordul, hogy nem. Nem vette észre, nem úgy értette, máshogy gondolta…. Kérdés, hogy kell-e ezzel foglalkoznia a beszerzésnek? Nagyfiúk és nagylányok a beszállítók, magára vessen az, aki…
Rengeteg példa van a specifikáció körüli problémákra és az árazási kihatásokra. Egy nagy áramfogyasztó gyárban 15 darab trafót kellett kicserélni egy beszállítónak. Már majdnem aláírásra került a szerződést, amikor a beszállítóban tudatosodott, hogy 6 darab trafó olyan helyen van, amihez speciális darut kell bérelnie. Hosszú napokig. Pedig világosan benne volt a leírásban... De a beszállító mégsem vette komolyan ezt a speciális feltételt és az utolsó pillanatban még 5 millió forinttal megemelte az ajánlatát. Ekkor már beszerzési oldalról beállt a kényszerhelyzet, mert a nyári leállásig nehéz a teljes pályázatot újra lefuttatni. Jönnek a kompromisszumok, a tárgyalások…
A későbbi teljesítési folyamat során is sok vita szokott kialakulni a specifikációk közös értelmezéséről. Aki tehát szeretné ezeket kiküszöbölni, érdemes a specifikációs folyamatra különös gondot fordítani. Főként az alulspecifikáció is veszélyes, azaz amikor Megrendelőként mi sem tudjuk pontosan megmondani, hogy mit is akarunk. Amikor a saját igénylőnk sem képes pontosan leírni, hogy mire is van szüksége. Csak legyen megoldva és legyen jó. Szerintem nincs olyan indirektes beszerző, aki ne találkozott már ezzel.
Beszerzőként néha pontosan tudjuk, néha pedig érezzük egy-egy adott specifikáció hiányosságát. Merünk-e visszakérdezni az igénylő irányába? Vagy kitoljuk az ajánlatkéréseket a piacra és várjuk, hogy a beszállítók visszakérdezzenek. Jobb esetben… Rosszabb esetben ajánlat is érkezik és a teljesítés során jön a vita, hogy ki mit is ért egy-egy teljesítési színvonal alatt. De ez gondolat már nagyon messzire visz minket, például megérkezünk a beszerzés cégen belüli elfogadottságához.
2. Megcsúszik a toll
Főként a meglévő, magát tuti beszállítónak gondoló partnerek hajlamosak a felülárazásra, mert tényleg vannak olyan területek és igénylők, akik ragaszkodnak a bevált beszállítóhoz és erejük is van elképzelésüket keresztülverni a szervezeten. A preferált beszállítói státusz egyszerre kényelmes és veszélyes. Egyik partnerünknél a minőségügyi csoport volt a felelős a mérőműszerek hitelesítéséért. Öt éve már egy beszállító végzi ezt a feladatot, jobban ismerve a nálunk lévő műszereket, mint a saját minőségügyeseink. Beszerzőként pedig ne csodálkozzunk, hogy az igénylő foggal-körömmel ragaszkodik a bevált beszállítójához. Megértjük. Elég nagy feladat lenne újra összeállítani egy olyan pályázati anyagot, amelyben a több mint ezer műszer hitelesítési rendszere szerepel.
Ezért is érdemes már a folyamat elején az ajánlatértékelési szempontokat az igénylővel közösen kialakítani. Ne legyen védett az igénylő által preferált beszállító. Legalábbis ne annyira…Az ajánlatértékelési mátrix szintén egy izgalmas szakmai terület!
3. Kell az üzlet
Ezt talán nem is kell magyarázni. Minden beszállítónál előfordul olyan helyzet, amikor árban alámegy a piacnak. A szolgáltatások esetén a beszállító kapacitáskihasználtsága különösen kritikus árképzési tényező, hiszen a magas fix költségek miatt egy-egy üzlet képes jelentős elmozdulásokat okozni a nyereség/veszteség görbén. Ebbe beszerzőként sokszor nem látunk bele, de azért van egy-két tippem, hogy miként érdemes erről gondolkodni.
Ehhez a témához kapcsolódik az új belépők kérdése. Egy-egy új beszállító vajon azért áraz alá, mert be akar kerülni a piacra, vagy igazából nincs tisztában a feladattal? Fogós, ravasz kérdés…mert attól, hogy olcsóbb, mint a többi, még lehet jó.
4. Nem kell az üzlet
Veszélyes, amikor egy beszállító nem veszi komolyan az ajánlatkérést és nem ad ajánlatot. Ennek enyhébb megfelelője, amikor olyan magas árat mond, amivel csak egy dologról biztosít: a kapcsolatról. Ha véletlen megnyeri, akkor jó…. de ez nagyon ritka helyzet. Lehet, hogy teli van munkával. Lehet, hogy nem igazán fekszik neki a téma. Az is lehet, hogy évek óta kértünk tőle ajánlatokat, de nem vettünk semmit…. Talán ez utóbbi a legkényesebb probléma, mert sokszor kerülhetünk olyan helyzetbe, hogy nem kapunk elegendő értéklehető ajánlatot. Saját magunk alakítjuk ki saját magunk monopol beszállítói körét. Hosszú évek kemény munkájával…
5. Egy kis kartell
Az is nagyon gyanús, ha az ajánlatok hasonló árszinteken vannak, de egy közülük érzékelhetően alacsonyabb. Általában 10% szokott az ingerküszöb lenni. Régi rutinos beszerzők érzékelni szokták, hogy mely piacokon jellemző a beszállítók színfalak mögötti egyeztetése. Legutóbb villamos gépkarbantartás kapcsán láttam ilyet… Mindenképpen kell a körön kívüli beszállító, az előző példában egy szlovák cég törte össze a beszállítók szépen felépített, rotációra is figyelő modelljét.
6. Helyi vagy globális cég
Néhány, főként személyes közreműködést igénylő szolgáltatás esetén nem mindegy, hogy mennyit utaznak a beszállító munkatársai. Adott esetben ez komoly költségtényező lehet, ráadásul a COVID idején nem is volt egyszerű határokon átnyúlóan utazgatni. Alapvetően minél nagyobb a személyes közreműködés aránya egy-egy szolgáltatás esetében, annál valószínűbb, hogy a helyi cégek jobb árat adnak. Néha sokkal jobbat…
Itt azért meg kell említeni, hogy néhány nagyobb játékos ugyanúgy helyi erőforrásokra támaszkodik alvállalkozók formájában…. Kell ahhoz beszerzési koncepció és bátorság, hogy hozzá merjünk nyúlni egy-egy helyi beszállítóhoz. Adott esetben globális beszállítók ellenében is. Persze ehhez helyi beszerző kell, mert például Indiából nehezebb a munkahelyi étkeztetés pályáztatása. Nem lehetetlen, de nehezebb…
7. Szezonalitás
Nagyon nem mindegy, hogy mikor pályáztatunk és mikor lesz a teljesítés. Például a szárazjeges géptisztítást a legkényelmesebb a nyári leállásban lehetne megcsinálni. De így van ezzel mindenki… tehát erre az időszakra magasabb árak érkeznek, mint egy normál hétvégére. Az igények minél inkább koncentráltak egy területen, annál valószínűbb az ajánlatok szórása. És itt vissza is kanyarodunk a 3-4. ponthoz…
8. A szerződés időtávja
Nem mindegy, hogy a szárazjeges tisztítás pályázatát egy eseti alkalomra, vagy mondjuk két éves keretszerződésre írjuk ki. A két éves szerződés azért már évekre meghatároz piaci erőviszonyokat a beszállítói oldalon. Én úgy látom, hogy minél nagyobb a tétje a pályázatnak, annál inkább közelednek az árak egymáshoz, illetve a piaci szereplők szándékaihoz.
Persze rögtön ellenpéldát is tudok mondani. Forgácsoló gépek emulziójának bekeverését egy külső szolgáltató biztosította. A kétéves időszakra szóló újrapályáztatás során lehetett látni, hogy ki milyen kockázatvállalási hajlandósággal állt az ajánlatkéréshez. Jelentősek voltak a különbségek. Már az is érdekes volt, hogy milyen Eu/Ft árfolyammal számolt. (Mostanában nem igen írnék ki hosszabb távú pályázatokat… túl sok a bizonytalanság.)
Összegzés
Komplex és izgalmas ezekről a témákról gondolkodni és beszélgetni. Az is biztos, hogy az indirekt beszerzés a beszerzési szakma egyik legizgalmasabb területe, hiszen itt nagyon pörögnek az események és rengeteget lehet tanulni. Aki itt kezdi a beszerzői szakmát az biztos, hogy képben lesz a folyamatokkal és a beszerzés szépségeibe is belelát.
