Csak néha látszik

Az indirekt beszerzés a legtöbb ipari cégnél mostohagyerek, lévén a direkt beszerzések költései nagyságrendekkel nagyobbak, és a menedzsment alapvetően fő beszerzési kategóriák monitorozására koncentrál. A Facility beszerzés pedig még a mostoha gyerekek közt is hátrányos helyzetű.

Ebben a megállapításban egyáltalán nincs panasz, vagy sérelem, sokkal inkább annak az átélése, hogy mindenki természetesnek veszi, hogy fűtik az irodát, van portaszolgálat, a termelőterületet esténként feltakarítják. És még sorolhatnánk a természetesnek vett dolgokat. Az épületek működtetése és a hozzá tartozó beszerzői feladatok egy termelő cégnél a minimum feltételekhez tartoznak. Leginkább akkor kerül elő ez a téma és a Facility beszerzés, ha valami nincs rendben…

2021 januárjának egyik sötét téli esetéjén a vállalati parkolóban a HR vezető rommá törte a termelési igazgató vadonatúj céges autóját. Sajnos a területet megvilágító két speciális reflektor két nap különbséggel, azaz szinte egyszerre égett ki, és tényleg csak a raktárból kiszűrődő fény világította meg a parkolót. A helyzetet súlyosbította, hogy a biztosító saját károkozás címén egy petákot sem fizetett.

Miért nem volt világítás a parkolóban? Az első lámpa tönkremenetele után az üzemeltetési kolléga azonnal jelezte a beszerzési igényt a beszerző számára, mert ilyen nagy értékű reflektor nincs a facility raktáron. A beszerző el is indította a megrendelést, de a magyar beszállítónál sem volt raktáron a reflektor, révén a termék elég speciális. Kínában volt belőle készlet és egy hét múlva tudják feltenni repülőre.

A logisztikai lehetőségek elég szűkösek voltak, hiszen 2021 telét írtuk. Aztán jött a második lámpának az igénye is… a kínai disztribútor pedig addig visszatartotta az első lámpát is, amíg nem tudja küldeni a másodikat is. Majd együtt jön a kettő, így ráadásul nagyjából 100 dollárral olcsóbb. Ez idő alatt a parkolóban persze diszkrét sötétség uralkodott, de senki nem panaszkodott, mert szinte a teljes irodai állomány home office-ban volt. A beszerző sem sürgette a lámpákat, részben volt elég más gondja is, ráadásul javarészt ő is otthonról végezte a munkáját.

De a kár miatt az ügyvezető mindenkit berendelt… és lehetett magyarázni a bizonyítványt, mert a hasonló helyzetekből nehéz jól kijönni. 100 dollár megtakarítás miatt nincs lámpa? „Nem egészen, mert az úgy volt ….”

A beszerző a lényegi kérdést csak halkan és zárt körben tette fel: „Miért kell nekünk ilyen flancos megvilágítás egy egyszerű parkolóhoz?”

Eltérő felfogások Facility beszerzésben

Egyáltalán mi tartozik a facility beszerzés témaköréhez? A Magyarországon működő cégek erre a kérdésre nagyon eltérő válaszokat és megoldásokat adnak.

Vannak cégek, ahol a termelőterület működtetése és a hozzá kapcsolódó beszerzési feladatok teljesen elkülönülnek az iroda épülettől. Más világ, más kultúra, más prioritások… Van, ahol nincs ilyen különbségtétel és egyben kezelik a termelőterület és az irodai jellegű épületek beszerzési feladatait.

Vannak cégek, akik rengeteg mindent bérelnek és már a telephelyi raktár sem saját tulajdonukban van. Ebben az esetben komplex és nagyértékű tenderek lebonyolítása, a bérleti szerződések kidolgozása és megkötése jelenti a facility beszerzés fő munkáját. 

Van cég, aki szinte az összes épület működtetéshez kapcsolódó szolgáltatást külsős szolgáltatóktól veszi. Van, akinek az épületek és a gyártóhelyek működtetésére saját apparátusa is van és sok mindent házon belül old meg.

A különböző szemléletek összehasonlításáról szinte egy doktori disszertációt lehetne írni. Beszerzési szempontból azonban nagyon eltérőek a különböző felfogások.

Az egyik üzemben a gépek finom olajgőzzel borítanak be mindent. Az olaj pedig csúszik, így fokozott a balesetveszély. Eddig egy külsős cég speciális takarító gépekkel napi és heti szinten végezte az olajmentesítést. Nem kevés pénzért…

Az új Facility Manager kiharcolta, hogy legyen egy saját státuszú kolléga, aki kiváltja a beszállítót, így jelentős megtakarítás érhető el.

Mit jelent ez beszerzési oldalról? Többlet munkát. Sok-sok többlet munkát. Mert eddig egyetlen beszállító egyetlen tenderét kellett lebonyolítani. Most azonban a takarító eszközök és gépek, az olajoldó vegyszerek és még ezer apró cikk szerepel a beszerzési portfolióban. Nem lett egyszerűbb az élet…

Időtávok ütközése és beszerzési kihatásai

Közhely, hogy a sürgős sokszor felül írja a fontost. Nincs ez másként a facility beszerzésben sem. Ha szétaprózódik a beszerzői munka, azaz kis értékű igényekre és ad-hoc problémákra kell reagálnunk, akkor bizony nehéz a lényegre koncentrálni. Ha minden igény SOS és/vagy egyedi, akkor milyen beszerzési stratégiáról beszélünk?

Ipari cég szolgáltató központjának marketing vezetője felhívja a facility beszerzőt: „Eltört az egyik irodai vendég székem lába. Kellene egy ugyanilyen színűt szerezni… De pont ilyet ám! Mert csak ezeknek a székek színe megy a logónk színéhez. 

Mi az, hogy már nem gyártják? A beszerzés dolga a beszerzés…”

Egy hasonló igény kielégítése mennyi időt vesz el tőlünk, beszerzőktől? Rengeteget. És mekkora a hozzáadott értéke egy-egy „székbeszerzésnek”? Válaszolja meg mindenki saját magának. (Azt már csak félve kérdem meg, hogy miként tört el a szék lába….)

Beszerzőként szeretnénk stratégiában gondolkodni ezen a területen is. Mikor és milyen formában pályáztassunk egyes témákat? Hol vannak a megtakarítási lehetőségek? Milyen időtávú szerződésekkel fedjük le az egyes igényeket? Alkalmazzunk-e esernyőcégeket, akik egy csomó minden megoldanak számunkra és nem kell szolgáltatók tucatjaival bíbelődnünk… Mert a beszerzés innentől kezdve válik szakmává. A „Szerezz hupilila irodaszéket” izgalmas feladat lehet, de mégsem a beszerzési munka csúcsa. 

Sajnos vannak ellenérdekek a Facility Menedzsment és a beszerzés közt. A Facility terület alapvetően a stabilitásban érdekelt, az épületműködtetés közben felmerülő feladatok minél gyorsabb és egyszerűbb megoldásában. Minek egy jól működő beszállító területét újrapályáztatni? Csak idő és energia, hiszen a specifikációt is újra kellene gondolni. A FM szerint a beszerzés azt akarja megjavítani, ami egyébként is jól megy… A beszerzést csak a megtakarítások és az árak vezérlik. 

Mindenki jól akarja csinálni. Csak máshogy…

A specifikációk gyönyörei – Mi a „jó” és mi a „nem jó”?

Ez nem egy filozófiai kérdés, hanem a kőkemény valóság a facility beszerzésben. Mikor teljesít megfelelően a beszállító? Ki és mit mér, amikor egy adott beszállító teljesítményét értékeli? 

Egyik partnerünk új irodaházban a folyosókat és az irodákat már takarító robotok takarítják. A beszállító különös gonddal programozta be a robotokat, lévén ez a magyarországi referencia munkája. Meg vannak azok a szabályok is, hogy mit lehet a földön hagyni és mit nem. Tehát elvileg minden rendben…

Ugyanakkor az elmúlt hónapokban folyamatosak a panaszok. Nincs rendesen takarítva, azaz porosak a sarok, a kukák mellet állandóan papírfecnik vannak a szőnyegen… (Néhány véleményvezér szerint a robotok egyetlen előnye, hogy a takarítási dokumentációt mindig kitöltik…)

Nagyon izgalmas kérdés, hogy ki hogyan méri a „tisztaságot”. Mit jelent az, hogy „a takarított felület egyenletesen tiszta hatású”?

TCO szemlélet a Facility beszerzésben

A teljes költség elvének felvetésekor minden beszerző hosszasan bólogat. Teljesen egyértelmű… csak így szabad. Aztán jön a véres valóság a Facility területű beszerzésekben is.

Ez az eset egyik nagy autóipari beszállító partnerünknél játszódott. A cég elkötelezett az elektromos autózás iránt és rengeteg a környezetvédelmi díj birtokosa. 

A cégnél a sűrített levegő ellátás kulcsfontosságú a termelőterületen. A régi kompresszorok elavultak és új kompresszorok kerültek megpályáztatásra.(Itt a hasonló beruházási jellegű tenderek is a facility beszerzőhöz tartoznak, ami azért nem midig jellemző.)

A tenderre két ajánlat érkezett, mégpedig egy kínai és egy cseh beszállítótól. A közvetlen kompresszor árak szintjén a kínai pályázó ajánlata 50%-kal volt olcsóbb a cseh ajánlathoz képest. Ha a szállítást, a beüzemelést, a karbantartás és az 5 éves élettartamra vonatkozó energiafogyasztást is összeszámoljuk, akkor a két gép ára közt minimális a különbség…. sőt a cseh gyártmány kedvező energiafelhasználása miatt abszolút megtestesíti a zöld életérzést. 

De egy dolog a TCO és a környezetvédelem, és egy másik az idén kifizetendő számla… Mondanom se kell, hogy a kínai kompresszorokat rendelték meg. 

A Facility beszerzés sokrétűsége miatt szép és izgalmas terület. Tele kihívásokkal.