+36 20 / 588 - 1532 integracio@vnet.hu

Csak néha látszik

Az indirekt beszerzés a legtöbb ipari cégnél mostohagyerek, lévén a direkt beszerzések költései nagyságrendekkel nagyobbak, és a menedzsment alapvetően fő beszerzési kategóriák monitorozására koncentrál. A Facility beszerzés pedig még a mostoha gyerekek közt is hátrányos helyzetű.

Ebben a megállapításban egyáltalán nincs panasz, vagy sérelem, sokkal inkább annak az átélése, hogy mindenki természetesnek veszi, hogy fűtik az irodát, van portaszolgálat, a termelőterületet esténként feltakarítják. És még sorolhatnánk a természetesnek vett dolgokat. Az épületek működtetése és a hozzá tartozó beszerzői feladatok egy termelő cégnél a minimum feltételekhez tartoznak. Leginkább akkor kerül elő ez a téma és a Facility beszerzés, ha valami nincs rendben…

2021 januárjának egyik sötét téli esetéjén a vállalati parkolóban a HR vezető rommá törte a termelési igazgató vadonatúj céges autóját. Sajnos a területet megvilágító két speciális reflektor két nap különbséggel, azaz szinte egyszerre égett ki, és tényleg csak a raktárból kiszűrődő fény világította meg a parkolót. A helyzetet súlyosbította, hogy a biztosító saját károkozás címén egy petákot sem fizetett.

Miért nem volt világítás a parkolóban? Az első lámpa tönkremenetele után az üzemeltetési kolléga azonnal jelezte a beszerzési igényt a beszerző számára, mert ilyen nagy értékű reflektor nincs a facility raktáron. A beszerző el is indította a megrendelést, de a magyar beszállítónál sem volt raktáron a reflektor, révén a termék elég speciális. Kínában volt belőle készlet és egy hét múlva tudják feltenni repülőre.

A logisztikai lehetőségek elég szűkösek voltak, hiszen 2021 telét írtuk. Aztán jött a második lámpának az igénye is… a kínai disztribútor pedig addig visszatartotta az első lámpát is, amíg nem tudja küldeni a másodikat is. Majd együtt jön a kettő, így ráadásul nagyjából 100 dollárral olcsóbb. Ez idő alatt a parkolóban persze diszkrét sötétség uralkodott, de senki nem panaszkodott, mert szinte a teljes irodai állomány home office-ban volt. A beszerző sem sürgette a lámpákat, részben volt elég más gondja is, ráadásul javarészt ő is otthonról végezte a munkáját.

De a kár miatt az ügyvezető mindenkit berendelt… és lehetett magyarázni a bizonyítványt, mert a hasonló helyzetekből nehéz jól kijönni. 100 dollár megtakarítás miatt nincs lámpa? “Nem egészen, mert az úgy volt ….”

A beszerző a lényegi kérdést csak halkan és zárt körben tette fel: „Miért kell nekünk ilyen flancos megvilágítás egy egyszerű parkolóhoz?”

 

Eltérő felfogások Facility beszerzésben

Egyáltalán mi tartozik a facility beszerzés témaköréhez? A Magyarországon működő cégek erre a kérdésre nagyon eltérő válaszokat és megoldásokat adnak.

Vannak cégek, ahol a termelőterület működtetése és a hozzá kapcsolódó beszerzési feladatok teljesen elkülönülnek az iroda épülettől. Más világ, más kultúra, más prioritások… Van, ahol nincs ilyen különbségtétel és egyben kezelik a termelőterület és az irodai jellegű épületek beszerzési feladatait.

Vannak cégek, akik rengeteg mindent bérelnek és már a telephelyi raktár sem saját tulajdonukban van. Ebben az esetben komplex és nagyértékű tenderek lebonyolítása, a bérleti szerződések kidolgozása és megkötése jelenti a facility beszerzés fő munkáját. 

Van cég, aki szinte az összes épület működtetéshez kapcsolódó szolgáltatást külsős szolgáltatóktól veszi. Van, akinek az épületek és a gyártóhelyek működtetésére saját apparátusa is van és sok mindent házon belül old meg.

A különböző szemléletek összehasonlításáról szinte egy doktori disszertációt lehetne írni. Beszerzési szempontból azonban nagyon eltérőek a különböző felfogások.

Az egyik üzemben a gépek finom olajgőzzel borítanak be mindent. Az olaj pedig csúszik, így fokozott a balesetveszély. Eddig egy külsős cég speciális takarító gépekkel napi és heti szinten végezte az olajmentesítést. Nem kevés pénzért…

Az új Facility Manager kiharcolta, hogy legyen egy saját státuszú kolléga, aki kiváltja a beszállítót, így jelentős megtakarítás érhető el.

Mit jelent ez beszerzési oldalról? Többlet munkát. Sok-sok többlet munkát. Mert eddig egyetlen beszállító egyetlen tenderét kellett lebonyolítani. Most azonban a takarító eszközök és gépek, az olajoldó vegyszerek és még ezer apró cikk szerepel a beszerzési portfolióban. Nem lett egyszerűbb az élet…

 

Időtávok ütközése és beszerzési kihatásai

Közhely, hogy a sürgős sokszor felül írja a fontost. Nincs ez másként a facility beszerzésben sem. Ha szétaprózódik a beszerzői munka, azaz kis értékű igényekre és ad-hoc problémákra kell reagálnunk, akkor bizony nehéz a lényegre koncentrálni. Ha minden igény SOS és/vagy egyedi, akkor milyen beszerzési stratégiáról beszélünk?

Ipari cég szolgáltató központjának marketing vezetője felhívja a facility beszerzőt: „Eltört az egyik irodai vendég székem lába. Kellene egy ugyanilyen színűt szerezni… De pont ilyet ám! Mert csak ezeknek a székek színe megy a logónk színéhez. 

Mi az, hogy már nem gyártják? A beszerzés dolga a beszerzés…”

Egy hasonló igény kielégítése mennyi időt vesz el tőlünk, beszerzőktől? Rengeteget. És mekkora a hozzáadott értéke egy-egy „székbeszerzésnek”? Válaszolja meg mindenki saját magának. (Azt már csak félve kérdem meg, hogy miként tört el a szék lába….)

Beszerzőként szeretnénk stratégiában gondolkodni ezen a területen is. Mikor és milyen formában pályáztassunk egyes témákat? Hol vannak a megtakarítási lehetőségek? Milyen időtávú szerződésekkel fedjük le az egyes igényeket? Alkalmazzunk-e esernyőcégeket, akik egy csomó minden megoldanak számunkra és nem kell szolgáltatók tucatjaival bíbelődnünk… Mert a beszerzés innentől kezdve válik szakmává. A „Szerezz hupilila irodaszéket” izgalmas feladat lehet, de mégsem a beszerzési munka csúcsa. 

Sajnos vannak ellenérdekek a Facility Menedzsment és a beszerzés közt. A Facility terület alapvetően a stabilitásban érdekelt, az épületműködtetés közben felmerülő feladatok minél gyorsabb és egyszerűbb megoldásában. Minek egy jól működő beszállító területét újrapályáztatni? Csak idő és energia, hiszen a specifikációt is újra kellene gondolni. A FM szerint a beszerzés azt akarja megjavítani, ami egyébként is jól megy… A beszerzést csak a megtakarítások és az árak vezérlik. 

Mindenki jól akarja csinálni. Csak máshogy…

 

A specifikációk gyönyörei – Mi a „jó” és mi a „nem jó”?

Ez nem egy filozófiai kérdés, hanem a kőkemény valóság a facility beszerzésben. Mikor teljesít megfelelően a beszállító? Ki és mit mér, amikor egy adott beszállító teljesítményét értékeli? 

Egyik partnerünk új irodaházban a folyosókat és az irodákat már takarító robotok takarítják. A beszállító különös gonddal programozta be a robotokat, lévén ez a magyarországi referencia munkája. Meg vannak azok a szabályok is, hogy mit lehet a földön hagyni és mit nem. Tehát elvileg minden rendben…

Ugyanakkor az elmúlt hónapokban folyamatosak a panaszok. Nincs rendesen takarítva, azaz porosak a sarok, a kukák mellet állandóan papírfecnik vannak a szőnyegen… (Néhány véleményvezér szerint a robotok egyetlen előnye, hogy a takarítási dokumentációt mindig kitöltik…)

Nagyon izgalmas kérdés, hogy ki hogyan méri a „tisztaságot”. Mit jelent az, hogy „a takarított felület egyenletesen tiszta hatású”?

 

TCO szemlélet a Facility beszerzésben

A teljes költség elvének felvetésekor minden beszerző hosszasan bólogat. Teljesen egyértelmű… csak így szabad. Aztán jön a véres valóság a Facility területű beszerzésekben is.

Ez az eset egyik nagy autóipari beszállító partnerünknél játszódott. A cég elkötelezett az elektromos autózás iránt és rengeteg a környezetvédelmi díj birtokosa. 

A cégnél a sűrített levegő ellátás kulcsfontosságú a termelőterületen. A régi kompresszorok elavultak és új kompresszorok kerültek megpályáztatásra.(Itt a hasonló beruházási jellegű tenderek is a facility beszerzőhöz tartoznak, ami azért nem midig jellemző.)

A tenderre két ajánlat érkezett, mégpedig egy kínai és egy cseh beszállítótól. A közvetlen kompresszor árak szintjén a kínai pályázó ajánlata 50%-kal volt olcsóbb a cseh ajánlathoz képest. Ha a szállítást, a beüzemelést, a karbantartás és az 5 éves élettartamra vonatkozó energiafogyasztást is összeszámoljuk, akkor a két gép ára közt minimális a különbség…. sőt a cseh gyártmány kedvező energiafelhasználása miatt abszolút megtestesíti a zöld életérzést. 

De egy dolog a TCO és a környezetvédelem, és egy másik az idén kifizetendő számla… Mondanom se kell, hogy a kínai kompresszorokat rendelték meg. 

 

A Facility beszerzés sokrétűsége miatt szép és izgalmas terület. Tele kihívásokkal. 

2021. szeptember 28.

Facility beszerzések

Takarítás pályáztatása, klímakarbantartás, elektromos hibaelhárítás, parképítés és hóeltakarítás, kantin tender… 

Egyedülálló szakmai fórum az épület és a gyár működéséhez kapcsolódó beszerzési megoldásokról. Kiemelten témánk a megtakarítási potenciálok azonosítása, és a beszállítói áremelkedések kezelése.